Allgemeine Datenschutzhinweise der
TM Relocation Services GmbH

1. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Datenverarbeitung in unserem Unternehmen.

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist:

TM Relocation Services GmbH
GF Kaya Folliguet
Apianstraße 5
80796 München
Deutschland

Telefon: +49 89 386672-30
Fax: +49 89 386672-38

Webseite: www.tm-relocation.de
E-Mail: info@tm-relocation.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

TM Relocation Services GmbH
DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER
Apianstraße 5
80796 München

Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens ist unter der vorstehenden Anschrift und unter
datenschutz@tm-relocation.de erreichbar.

2. Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten, die wir i. d. R. direkt bei Ihnen bzw. ihrem Angehörigen erheben oder von unserem Auftraggeber (ihrem Arbeitgeber) erhalten,

a) Im Rahmen der Geschäftsbeziehung zu unseren Kunden:

• Kontaktdaten wie Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Bankverbindungen

b) Im Rahmen der Auftragsausführung (Durchführung der vereinbarten Kundenleistung für Beschäftigte der Kunden):

• Datenherkunft:
  Die Daten erhalten wir i. d. R. direkt von ihnen oder bei Familienservices vom Expact und/oder ggf. ihrem Arbeitgeber bzw. dem Shared Service Center für Human Ressources ihres Arbeitgebers.
• Personendaten:
  – Familienname
  – Vorname
  – Adresse
  – Geburtsdatum (Geburtsurkunde)
  – Geburtsort
  – Familienstand, ggf. Hochzeitsdatum (Heiratsurkunde, eingetragene Lebensgemeinschaft)
  – Geschlecht
  – Staatsangehörigkeit
  – Heimatland
  – Berufsbezeichnung
  – Werdegang und alle Angaben eines Lebenslaufes
  – Universitätsabschlüsse
  – Namen der mitreisenden Familienangehörigen
  – Geburtsdaten der mitreisenden Familienangehörigen
• Kommunikationsdaten:
  – E-Mail-Adresse
  – Telefonnummer
• Daten zum Beschäftigungsverhältnis inkl. Arbeitsvertrag:
  – Firmierung des Arbeitgebers
  – Arbeitsort im Ausland
  – Arbeitsort in Deutschland
  – Arbeitszeit
  – Tätigkeitsbeschreibung
  – Dauer der Beschäftigung
• Gehaltsdaten:
  – Gehalt und Zulagen
  – Daten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Daten im Zusammenhang mit den Relocation Services:
  – Einreisedatum
  – Art der Aufenthaltserlaubnis
  – Gültigkeit der Aufenthaltserlaubnis/ Aufenthaltstitel
  – Mietverträge
• Dokumente, die zur Auftragsabwicklung herangezogen werden:
  – Reisepass
  – Meldebescheinigung und Aufenthaltstitel
  – Lebenslauf
  – Arbeitsvertrag
  – Gehaltsabrechnungen
  – Universitätsabschlussurkunden
  – Arbeitsplatzbeschreibungen
  – Heirats- bzw. Geburtsurkunden mitreisender Familienangehöriger
  – Ggf. weitere Unterlagen je nach Beauftragung und Anforderung durch gesetzliche Bestimmungen der nationalen Behörden (z. B. Krankenkassendaten, Versicherungsnummer, Steuerdaten, Eltern, Kinder)
• für die angemessene Auftrags- und Vertragsausführung benötigte Informationen

3. Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu Zwecken der

• Ausführung und Abwicklung des Auftrags- und Vertragsverhältnisses mit ihrem Arbeitgeber/ unserem Auftraggeber einschließlich der erforderlichen Korrespondenz (z. B. Homesearch, Immigration-Services wie Arbeitsgenehmigung u. Aufenthaltstitel, Move-Management, Visumbeschaffung, Reiseantrittsservice, Führerscheinlizenzen, Integration u. Eingliederung vor Ort)
• Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Unternehmen und
• Bearbeitung im Rahmen von gegenseitigen Ansprüchen aus dem Rahmenvertrag/Auftrag (z.B. Rechnungsstellung, Leistungs-, Vergütungs- und Haftungsansprüche usw.).

4. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung in unserem Unternehmen sind

• Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b DSGVO zur Erfüllung eines Vertrages,
• Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c DSGVO zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten, denen wir als Unternehmen unterliegen,
• Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DSGVO, soweit die Datenverarbeitung zur Wahrung von berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten erforderlich ist; insbesondere liegt die kontinuierliche Geschäftsbeziehung zu unseren Kunden in unserem berechtigten Interesse,
• Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO, soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben.
• Sofern wir ihre personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter ihres Arbeitgebers verarbeiten, stützt sich die Verarbeitung auf die Rechtsgrundlage auf die sich ihr Arbeitgeber als Verantwortlicher selbst bezieht. Wir haben dann mir ihrem Arbeitgeber (z. B. reine Visumbeschaffung) einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen bzw. diesem angeboten. Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten bedarf dann regelmäßig keiner weiteren Rechtsgrundlage.

5. Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen des jeweiligen Auftrags oder mit Ihrem Einverständnis. Wir geben personenbezogene Daten im Rahmen des Vertragsverhältnisses an folgende Empfänger weiter:

• Beschäftigte der TM Relocation GmbH, die den jeweiligen Auftrag bearbeiten und ggf. deren Vertreter
• Auftraggeber (Arbeitgeber sofern Auftragsverarbeitungstätigkeit, z. B. reine Visumbeschaffung)
• Finanzbehörden und Gerichte
• Arbeitsämter
• Konsulate und Botschaften
• Sozialversicherungsträger
• Bundesanzeiger Verlag GmbH
• Banken, Kreditinstitute, Versicherungen und Berufsgenossenschaften
• Auftragsverarbeiter z. B. IT-Dienstleister (fellowtech GmbH), Softwareunternehmen (Relotracker – Delta Tren bvba, Jezus-Eiksesteenweg 61, 1560 Hoeilaart, Belgien), Freiberufler (Deutschland), Entsorgungsfirmen, deren Dienstleistungen wir nur nutzen
• je nach Auftrag an weitere Empfänger, die wir mit Ihnen abstimmen (z. B. Umzugsfirmen, Immobilienmakler)

6. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Vertrages (z. B. Visumbeschaffung, Outbound) erforderlich ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, wie Behörden (z. B. Botschaften) in Drittländern, die diese Informationen zur Bearbeitung benötigen. Sofern es uns bei der Zusammenarbeit mit diesen Behörden möglich ist, ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen. Eine weitere Datenübermittlung an Drittländer erfolgt nicht. Soweit zukünftig eine Datenübermittlung in Drittländer geplant ist, erfolgt diese nur unter der Einhaltung der Bestimmungen des Art. 44 bis 49 DSGVO.

7. Die personenbezogenen Daten werden bei uns für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. In der Regel sind dies 10 Jahre für buchungsrelevante Unterlagen und 6 Jahre für Geschäftsbriefe. Sofern wir ihre Daten als Auftragsverarbeiter verarbeiten, löschen wir ihre Daten nach Abstimmung mit dem Auftraggeber (ihren Arbeitgeber) weisungsgebunden nach Auftragsende oder übergeben diese an den Auftraggeber, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen oder wir dazu berechtigt sind (z. B. Führung von Nachweisen zur ordnungsgemäßen Datenverarbeitung, Abwehr von Ansprüchen).

8. Sie haben folgende Rechte als „betroffene Person“, deren Daten wir verarbeiten:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung („Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Übertragung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format nach Art. 20 DSGVO

Soweit wir die Verarbeitung für bestimmte Zwecke Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung durchführen, haben Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Nach Erhalt Ihres Widerrufs werden wir die Datenverarbeitung für die Zwecke einstellen, für die Sie uns die Einwilligung erteilt haben. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor Erhalt Ihres Widerrufs bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung von berechtigten Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, haben Sie nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit ohne Begründung widersprechen. Um Ihr Widerspruchsrecht auszuüben, genügt eine formlose Mitteilung an uns (z.B. per E-Mail an datenschutz@tm-relocation.de) mit der Angabe, welcher Datenverarbeitung Sie widersprechen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt, haben Sie das Recht zur Beschwerde nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz. Die Beschwerde kann insbesondere bei der Aufsichtsbehörde eingelegt werden, die am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes zu-ständig ist.

Sofern wir ihre personenbezogenen Daten weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter verarbeiten und Sie sich hin-sichtlich ihrer Recht an uns wenden, sind wir i. d. R. vertraglich dazu verpflichtet dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterzuleiten.

9. Diese Hinweise haben den Stand März 2023. Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzhinweise an Änderungen in Vorschriften oder der Rechtsprechung anzupassen.